Prezentări în PowerPoint pe care lumea le va iubi

Îți spun de la început. Scopul articolului de față nu este de a învăța pe nimeni cum se lucrează cu Microsoft PowerPoint. Presupun că știi deja. Iar dacă încă nu știi poți folosi help-ul programului și, după părerea mea, în maxim o oră vei învăța tot ce este nevoie ca să poți face o prezentare completă. De asemenea, nu este neapărată nevoie de Microsoft PowerPoint. Mai sunt şi alte programe cu care poți face prezentări dar acesta este cel mai cunoscut.

Articolul este un pic mai lung, dar nâh :)), dacă vrei să înveți ceva consistent și folositor trebuie să faci și tu un mic efort.

Sfatul meu este următorul: ori de câte ori este nevoie să faci un material şi poţi alege între a-l face de tip document (Word) sau de tip prezentare (PowerPoint) fă-l în PowerPoint şi va avea mai mult succes.
Materialele de tip document ar trebui folosite numai atunci când este nevoie de multe informaţii, multe explicaţii, în general ceea ce se cheamă „un material stufos”.
De cele mai multe ori un material scurt şi concis este de preferat, atât din punctul de vedere al celui care îl elaborează, dar mai ales al celui care îl citeşte (închipuieți că puțină lume mai are timp să mai citească documente de sute de pagini).

Multă lume confundă lucrurile. Am întâlnit de multe ori prezentări în care erau înghesuite ”tone” de text. Păi n-ai rezolvat nimic dacă faci așa. Aia nu e prezentare ci tot document Word este. Tot stufos și greoi de citit va fi.

Pentru a face o prezentare de succes trebuie să fii atent la 2 aspecte – structurarea conținutului și design. Una fără alta nu merg. Degeaba ai un design superb dacă mesajul e varză și degeaba ai un mesaj bun dacă nu știi să-l împachetezi frumos.

Hai să le luăm pe rând.

Structurarea conținutului

Întâi și întâi ține minte regula celor 5C. Asta este o regulă general valabilă pentru orice prezentare și dacă o aplici îți garantez că vei avea succes cu prezentarea ta.

Cei 5C:

  • Clar
  • Complet
  • Concis
  • Concret
  • Corect
  1. Stabilirea obiectivelor – este primul lucru care trebuie făcut. Ce vrem noi de la această prezentare? În ce scop o facem? Se pleacă de la obiectivele mari, generale şi pentru fiecare din ele se pot defini micro obiective pentru a putea fi mai uşor de vizualizat şi de a concepe modalităţile de îndeplinire a lor. Îți reamintesc că obiectivele întotdeauna trebuie să fie realiste.
  2. Analiza audienţei – nu vorbeşti ca să te trezeşti vorbind ci vorbeşti ca să transmiţi un mesaj. Ca mesajul să fie perceput aşa cum ai vrut este foarte important să vorbești pe limba celor cărora te adresezi (publicul ţintă) şi să construieşti mesajul pe înţelesul lor. Nimeni nu este dispus să facă eforturi pentru a înţelege ceea ce vrei tu să spui aşa că totul depinde de efortul pe care îl depui tu pentru a te face înţeles.
  3. Întrebări de bază – în momentul în care ai găsit răspunsul la cele 2 întrebări de mai jos vei ştii cu exactitate ce trebuie să conţină prezentarea ta.
      • La ce concluzii trebuie să ajungă publicul pentru a-mi atinge obiectivele?
      • Ce dovezi / informaţii trebuie să ofer pentru ca auditoriul să tragă acele concluzii?
  4. Principii utile pentru persuasiune prin organizare şi limbaj – pe scurt:
      • Cele mai importante concluzii primele
      • Nu dilua mesajul
      • Voce activă
      • Pronume personale (Eu, noi, noştri)
      • Referinţe concrete
      • Principiul KISS (keep it simple, stupid)
      • Fii atent la jargon (un doctor nu are acelaşi limbaj cu un bancher)
  5. Deschiderea – sfaturile de mai jos sunt foarte utile dacă faci o prezentare orală, iar PowerPoint-ul este doar un suport care să te ajute să-ți structurezi discursul. Tehnicile acestea se numesc în mod generic ”icebreaker” (spargerea gheții) și funcționează întotdeauna, așa că nu te sfii să le aplici.
      • Stabilirea raportului cu auditoriul – pentru a transmite un mesaj cel căruia vrei să îl transmiţi trebuie să fie atent ca să îl recepţioneze. Cea mai sigură cale de a face publicul să îşi îndrepte atenţia asupra ta este să începi cu o glumă, câteva informaţii interesante de tipul „ştiaţi că”, eventual urmate de câteva scurte dialoguri cu cei din sală.
      • Odată captată atenţia, nu rata ocazia de a spune publicului ce câştigă ascultând / vizionând prezentarea ta (care sunt problemele lor şi cum poţi tu să îi ajuţi să le rezolve sau care sunt oportunităţile lor şi cum poţi tu să îi ajuţi să le valorifice). Câştigul promis trebuie să fie mai mare decât „cheltuiala” lor (timpul consumat şi efortul de a se concentra pe ceea ce vei spune).
      • Pentru a câştiga definitiv atenţia şi încrederea publicului mai este nevoie să prezinţi nişte „garanţii”. Spune câteva cuvinte despre tine şi subliniază experienţa ta în domeniu. Numai cineva cu experienţă va părea credibil. Dacă experienţa ta nu este suficientă apelează la referinţe (o personalitate marcantă căreia nu i se poate contesta autoritatea în domeniu)
      • Ultimul pas este de a prezenta agenda de discuţie şi de a spune ce concluzii te aştepţi ca auditoriul să tragă la sfârşit. Dacă nu spui tu ce concluzii să tragă atunci fiecare va trage ce concluzie va vrea după cum îl taie capul, aşa că acest lucru este foarte important.
  6. Conţinut – Introdu fiecare secţiune (ce şi cum), oferă dovezi / informaţii pentru fiecare secţiune, fă o recapitulare a principalelor informaţii şi concluzii, cere întrebări / comentarii înainte de a merge mai departe şi fă legătura la următoarea secţiune / concluzii
  7. Închiderea – reafirmă problemele audienţei / oportunităţile, reafirmă agenda de discuţii, cere punerea în practică a celor discutate sau cere concluzii / reacţii din partea audienţei şi fă încheierea finală. E important ca la sfârșit să tragi tu niște concluzii – cele cu care vrei ca publicul să rămână. Dacă nu le tragi tu s-ar putea să le tragă ei, doar că s-ar putea să fie altele decât cele care vroiai tu să fie trase.
Design
  • Aspect general – Foloseşte un template. Setul de fonturi, schema de culori, imaginea de background, aşezarea în pagină, toate pot fi uşor salvate sub forma unui template. Dacă nu ştii să faci un template atunci foloseşte unul predefinit (toate programele au o librărie de template-uri predefinite). Este de preferat să îţi faci propriul template pentru a-ţi personaliza prezentarea. Template-urile predefinite de la Microsoft, pe lângă faptul că sunt arhicunoscute, sunt în general şi destul de urâte așa că merită să faci un mic efort și să-ți creezi propriul tău template. Folosirea unui template are câteva avantaje importante:
    • Îți ușurează foarte mult munca. Pentru fiecare slide nu mai trebuie să faci setări ci primești totul de-a gata (fonturi, așezare în pagină, elemente de decor)
    • Doreşti ca audienţa să se concentreze pe ceea ce prezenţi nu pe felul în care prezenţi. De aceea foloseşte un singur set de fonturi şi o singură schemă de culori. Adoptarea mai multor stiluri este deconcentrantă pentru audienţă.
  • Fonturi
    • Alege un font “curat”, care este uşor de citit. De exemplu Calibri sau Arial sunt mai ușor de citit decât Old English. Este bine să foloseşti unul sau maxim două tipuri de fonturi.
    • Mărimea fontului. La o prezentare care va fi vizualizată numai pe calculator se pot folosi şi fonturi de 16-18 puncte dar cele pentru videoproiector vor avea nevoie de fonturi mai mari (22-24 puncte) pentru ca mesajul să poată fi citit de la distanţă. Titlurile trebuie să fie cele mai vizibile de acea mai adăugă 6-8 puncte în plus pentru ele.
    • Nu folosi doar majuscule. Fac textul dificil de citit, se suprapun peste acronime şi elimină posibilitatea folosirii lor pentru sublinieri.
    • Modul Italic ar trebui folosit doar pentru “citate”, pentru a reliefa gânduri sau idei sau pentru titluri de cărţi, ziare sau reviste. Nu abuza de modul Italic pentru că este mai greu de citit.
  • Aşezare în pagină
    • Limitează fiecare paragraf la o linie, cel mult două. Limitează numărul de paragrafe dintr-o listă la 6 sau 4 dacă mai există şi un titlu mare, un logo, o poză, un grafic etc. Aceasta este cunoscută ca “aluzie / sugestie”. Doreşti să “sugerezi” audienţei ceea ce îi vei spun spune. O prezentare PowerPoint nu este un eseu aşa că explicaţiile detaliate nu îşi au locul.
    • Dacă înghesuieşti prea mult text, oamenii nu-l vor citi. Prea mult text încarcă şi este foarte greu de citit. Prezentatorul trebuie să completeze ceea ce este scris în prezentare şi nu să citească cuvânt cu cuvânt ceea ce scrie acolo. De altfel, viteza de citire nu este egală cu viteza de ascultare; de aceea se vor crea confuzii în loc de accentuare a celor spuse.
    • Prezentarea trebuie să fie echilibrată. Se poate împărţi pagina în patru cadrane imaginare (pe axele stânga-dreapta, sus-jos). Dacă toată grafica este înghesuită într-unul din cele 4 cadrane iar celelate 3 sunt aproape goale atunci prezentarea în mod sigur nu este echilibrată. De asemenea paragrafele şi celelalte elemente grafice ar trebui aliniate astfel încât extremităţile lor să poată fi unite cu linii imaginare paralele sau perpendiculare
  • Fundal şi culori
    • Fundalul trebuie să contrasteze cu textul. Pentru prezentările ce se vor viziona pe computer, un fundal închis reduce strălucirea dar pentru celelalte o culoare deschisă este de preferat. Culoarea de fundal trebuie să fie uniformă, altfel, dacă există degradeuri sau imagini de fundal prea puternice există riscul ca textul să nu mai contrasteze pe acele porţiuni şi să devină foarte greu de citit.
    • Se ştie că albul şi negrul sunt întotdeauna considerate culori elegante, nu se demodează şi pot fi asortate la orice altă culoare. Sfatul meu este ca negrul sau o altă culoare foarte închisă să fie folosite pentru prezentările ce se vor viziona pe calculator şi albul simplu pentru celelalte. Dacă nu eşti sigur cum va fi folosită prezentarea albul este alegerea cea mai bună. Primul slide (coperta) poate conţine orice combinaţie de culori (care trebuie să se asorteze totuşi cu schema de culori aleasă).
    • Textul ar trebui scris cu o culoare neutră (închisă dacă fondul este alb sau cu o culoare deschisă dacă fondul este închis) iar culorile mai stridente ar trebui folosite pentru a atrage atenţia sau pentru a sublinia anumite cuvinte cheie.
    • Atenţie: Culorile diferă de la un calculator la altul. În cazul videoproiectoarelor culorile sunt uşor deformate şi în unele cazuri anumite culori nu se pot vedea bine (de ex. galben pe fond alb). De aceea este bine să se facă un test înainte de prezentarea propriuzisă şi să se ajusteze anumite culori pentru a se obţine claritatea şi contrastul dorite.
  • Ilustraţii
    • Este mult adevăr în zicala „o imagine face cât o mie de cuvinte”. În plus ilustraţiile fac prezentarea mult mai atrăgătoare. Totuşi ilustraţiile trebuie folosite cu discernământ. Ele trebuie să aibă legătură cu mesajul sau să ajute la demonstrarea sau la întărirea unei afirmaţii, altfel devin sursă de distragere a atenţiei în loc de comunicare

Mulțumesc pentru că ai citit această postare a mea, aștept comentariul tău!

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

%d blogeri au apreciat:
Citește articolul precedent:
Tastatură din EN în RO la Office

Schimbarea și trecerea de la...

Închide